Fotoriproduzione con mezzi propri
È possibile riprodurre con mezzi propri e con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il documento, per uso personale di studio o per pubblicazione, il materiale archivistico e bibliografico consultabile, purché lo stato di conservazione dei singoli pezzi lo permetta (D.lgs 42/2004 Codice dei beni culturali, art. 108). È consentito l’utilizzo della macchina fotografica, di smartphone e tablet , senza l’utilizzo di flash o altre fonti luminose portatili, stativi o treppiedi; non è consentito l’uso di scanner portatili. Le riproduzioni effettuate con finalità culturali e con mezzi propri sono gratuite e non soggette alla compilazione del modulo di autorizzazione (D.lgs 42/2004 Codice dei beni culturali, art. 108). Gli utenti sono tenuti a consegnare apposita dichiarazione, resa ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 445/2000 Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa.
Riproduzioni per motivi di studio a cura del personale addetto
Qualora lo studioso non intenda avvalersi del mezzo proprio, è possibile richiedere fotocopie e scansioni dei documenti al personale presente in sala di studio. Le domande di riproduzione, formulate in carta libera, sono soggette solo al pagamento delle spese sostenute dall’Istituto per il rilascio delle duplicazioni. (Tariffario aggiornato come da DM 108 del 21.3.2024).
Dal 1° gennaio 2024 non è più accettato il pagamento in contanti. Le modalità di pagamento tramite PagoPA sono le stesse del servizio di Ricerca per corrispondenza, a cui si rimanda.
La riproduzione non attribuisce alcun diritto di proprietà artistica o letteraria di fronte a terzi.
Ricerche e copie di documenti per uso amministrativo
Le domande di riproduzione di documenti per uso amministrativo vanno presentante in bollo. L’imposta di bollo dovrà inoltre essere corrisposta sulle copie autentiche rilasciate. Il richiedente è tenuto al rimborso delle spese sostenute dall’Archivio per il rilascio delle copie (Tariffario).
Pubblicazione di immagini per finalità culturali e senza scopo di lucro
È richiesta la compilazione di un modulo di comunicazione, che non prevede il pagamento dei diritti di pubblicazione e della marca da bollo, nei seguenti casi:
- opera senza fini di lucro o, nel caso di pubblicazioni on line, pubblicazioni che perseguano finalità scientifiche o pedagogiche, non beneficino di inserzioni pubblicitarie o commerciali e non siano soggette ad accesso a pagamento;
- libri con tiratura inferiore alle 2000 copie e con prezzo di copertina inferiore a 77,47 €;
- periodici di natura scientifica.
La divulgazione delle immagini di beni culturali deve essere inoltre attuata in modo che queste non possano essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro.
La richiesta è subordinata al pagamento delle spese per la riproduzione sostenute dall’Istituto.
La pubblicazione deve riportare la segnatura archivistica esatta del documento riprodotto. L’editore è tenuto a consegnare all’Archivio di Stato una copia della pubblicazione in formato cartaceo e/o in formato digitale, nonché indicarne la posizione liberamente accessibile online.
Pubblicazione di immagini per altre finalità
Per le pubblicazioni rispondenti a finalità diverse da quelle sopra elencate e comunque per le monografie con tiratura superiore alle 2.000 copie e prezzo superiore a € 77,00, nonché per periodici non scientifici, la pubblicazione di immagini di un documento archivistico o di parte di esso è soggetta ad autorizzazione preventiva. La richiesta di autorizzazione deve essere compilata su apposito modulo e presentata alla Direzione dell’Archivio corredata da marca da bollo da euro 16,00. La pubblicazione dovrà riportare la segnatura archivistica esatta del documento riprodotto, la dicitura “su concessione del Ministero della Cultura”, con l’espressa avvertenza del divieto assoluto di ulteriore riproduzione con qualsiasi mezzo, gli estremi dell’autorizzazione (numero di protocollo).
È richiesta la consegna di una copia della pubblicazione per la quale è stata concessa l’autorizzazione.
L’ammontare dei diritti per la pubblicazione di una foto in ciascuna edizione è
• il triplo del costo della riproduzione fornita dall’Archivio di Stato per acquistare la copia digitale;
• euro 51,65 per foto a colori e di euro 10,30 per foto in bianco e nero effettuate con mezzi propri.
La ricevuta di pagamento dovrà essere allegata alla domanda di autorizzazione a pubblicare.
