Il presente Regolamento è stato approvato dalla Direzione Generale Archivi con nota n. 13476 del 19 luglio 2019.
- Consultabilità
L’accesso alla sala di studio è libero e la consultazione, sia a fini di studio che amministrativi, è gratuita.
- Modalità di accesso
Sono ammessi studiosi e ricercatori maggiorenni. Gli studenti minorenni possono accedere solo accompagnati da un adulto.
Lo studioso che per la prima volta si reca in sala di studio deve esibire un documento di identità, e compilare una domanda di ammissione ove specifica l’oggetto e le finalità della ricerca. La domanda è valida per l’anno solare in corso. L’autorizzazione ad accedere alla sala di studio è strettamente personale ed è convalidata dal Direttore.
Per le ricerche ad uso amministrativo, l’utente deve compilare un apposito modulo.
Il funzionario incaricato accerta che l’utente non sia stato escluso precedentemente dagli archivi e dalle biblioteche statali.
Lo studioso autorizza l’Istituto al trattamento dei dati personali contenuti nella domanda a fini statistici e per le finalità previste dalla legge o da disposizioni ministeriali, nel pieno rispetto di quanto stabilito dal D.Lgs. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali e dal Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE (regolamento generale sulla protezione dei dati).
Gli studiosi sono tenuti a firmare il registro delle presenze giornaliere, sia al mattino che al pomeriggio.
- Funzionamento del servizio
Gli inventari e gli strumenti di corredo presenti sono liberamente consultabili. La richiesta di materiale archivistico deve essere compilata in triplice copia su appositi moduli, per ciascuna unità desiderata. I pezzi richiesti sono trattenuti in sala di studio, a disposizione degli studiosi, per tutta la durata della consultazione. Non si possono richiedere più di tre unità contemporaneamente ed è consentita la consultazione di un solo pezzo per volta.
Nel corso della giornata possono essere richieste fino a dodici unità archivistiche, salvo particolari esigenze valutabili al momento. Le prese di materiale avvengono secondo le seguenti modalità:
- Lunedì, mercoledì e venerdì: dalle ore 8.15 alle ore 13.30;
- Martedì e giovedì: dalle ore 8.15 alle ore 14.30;
Dopo gli orari sopra riportati e fino alla chiusura della sala di studio l’utente può consultare la documentazione precedentemente richiesta.
Compatibilmente con le esigenze quotidiane (numero di studiosi e personale in servizio), i tempi di attesa dei pezzi richiesti possono variare dai 15 ai 30 minuti. In casi eccezionali e non prevedibili lo svolgimento dell’attività della sala di studio potrà non essere regolare.
I documenti possono essere conservati in deposito per brevi periodi per la consultazione successiva da parte dello studioso che ne abbia fatto richiesta.
È assicurata l’assistenza scientifica in sala studio da parte di personale qualificato.
È prevista la prenotazione del materiale archivistico, telefonando al n. 019-8335227 o scrivendo all’indirizzo di posta elettronica as-sv@cultura.gov.it.
Il materiale bibliografico è liberamente consultabile. Non è previsto il servizio di prestito.
- Tutela del materiale archivistico
Gli studiosi sono tenuti a rispettare l’ordine e l’integrità dei documenti in consultazione. Non è consentito introdurre in sala di studio pennarelli, colori o altri materiali che potrebbero danneggiare le carte.
Il personale addetto al servizio di vigilanza è abilitato a compiere controlli e ispezioni in uscita.
Se il materiale archivistico ricevuto è in precario stato di conservazione o disordinato, o se vengono riscontrate lacune di documenti segnalati negli inventari, lo studioso è tenuto ad avvertire il personale della sala, mediante il modulo di cui all’allegato 2: è vietato qualunque tipo di intervento da parte dell’utenza. Lo studioso non può allontanarsi dalla sua postazione con i documenti; il materiale archivistico è escluso dal prestito.
- Comportamento
Nella Sala studio si osserva il silenzio. I telefoni cellulari, le fotocamere e gli altri dispositivi ammessi in sala studio (Cfr. Fotoriproduzione con mezzi propri) devono essere impostati in modalità silenziosa. È vietato fumare e consumare alimenti e bevande.
Gli utenti che non ottempereranno alle disposizioni di cui sopra, dopo essere stati diffidati, potranno essere allontanati dalla sala di studio e, nei casi più gravi, potranno essere esclusi, temporaneamente o definitivamente, dalle sale di studio di tutti gli Archivi, oltre che denunciati all’autorità giudiziaria per il risarcimento dei danni e le eventuali sanzioni penali.
- Consultazione di documenti riservati
Tutti i documenti conservati negli Archivi di Stato Italiani, versati di norma dalle Amministrazioni statali 30 anni dopo la cessazione degli affari, sono liberamente consultabili, ad eccezione di quanto previsto dalla normativa vigente (D.Lgs. n. 42/2004, Codice dei beni culturali e del paesaggio, artt. 122-126). In particolare le limitazioni riguardano:
• I documenti relativi alla politica estera o interna dello Stato italiano degli ultimi 50 anni, dichiarati riservati dal Ministero dell’interno d’intesa con il Ministero della Cultura.
• I documenti contenenti dati sensibili delle persone private (idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, politiche nonché l’adesione ad associazioni, partiti e/o sindacati) relativi agli ultimi 40 anni.
• I dati relativi a provvedimenti di natura penale espressamente indicati dalla normativa in materia di trattamento dei dati personali, che diventano consultabili 40 anni dopo la loro data.
• I dati sensibili idonei a rivelare lo stato di salute, la vita sessuale o i rapporti riservati di tipo familiare, che diventano consultabili dopo 70 anni.
L’eventuale consultazione per motivi di studio antecedente ai termini stabiliti dalla legge può essere autorizzata dal Ministero dell’Interno, tramite domanda indirizzata direttamente all’Ufficio territoriale del Governo. Tale autorizzazione è rilasciata a parità di condizioni ad ogni richiedente. I documenti per i quali è autorizzata la consultazione conservano il loro carattere riservato e non possono essere diffusi.
La consultazione dei documenti contenenti dati personali è assoggettata anche al rispetto del Codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali per scopi storici (Provvedimento del Garante n. 8/P/21 del 14/03/01).
La Direzione può escludere temporaneamente dalla consultazione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento.
- Sicurezza
L’accesso ai depositi è vietato al pubblico.
In caso di situazioni di pericolo, gli addetti alla sicurezza impartiranno le opportune disposizioni per l’esodo.
- Fotoriproduzione con mezzi propri
È possibile riprodurre con mezzi propri e con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il documento, per uso personale di studio o per pubblicazione, il materiale archivistico e bibliografico consultabile, purché lo stato di conservazione dei singoli pezzi lo permetta (D.lgs 42/2004 Codice dei beni culturali, art. 108). È consentito l’utilizzo della macchina fotografica, di smartphone e tablet , senza l’utilizzo di flash o altre fonti luminose portatili, stativi o treppiedi; non è consentito l’uso di scanner portatili. Le riproduzioni effettuate con finalità culturali e con mezzi propri sono gratuite e non soggette alla compilazione del modulo di autorizzazione (D.lgs 42/2004 Codice dei beni culturali, art. 108). Gli utenti sono tenuti a consegnare apposita dichiarazione, resa ai sensi dell’art. 47 del D.P.R. 445/2000 Disposizioni legislative in materia di documentazione amministrativa.
- Riproduzioni per motivi di studio a cura del personale addetto
Qualora lo studioso non intenda avvalersi del mezzo proprio, è possibile richiedere fotocopie e scansioni dei documenti al personale presente in sala di studio. Le domande di riproduzione, formulate in carta libera, sono soggette solo al pagamento delle spese sostenute dall’Istituto per il rilascio delle duplicazioni (v. Allegato 1).
La riproduzione non attribuisce alcun diritto di proprietà artistica o letteraria di fronte a terzi.
- Ricerche e copie di documenti per uso amministrativo
Le domande di riproduzione di documenti per uso amministrativo vanno presentante in bollo. L’imposta di bollo dovrà inoltre essere corrisposta sulle copie autentiche rilasciate. Il richiedente è tenuto al rimborso delle spese sostenute dall’Archivio per il rilascio delle copie (v. Allegato 1).
- Pubblicazione di immagini per finalità culturali e senza scopo di lucro
In caso di pubblicazione di immagini per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale l’interessato deve comunicarlo al Direttore dell’Istituto (Circolare DGA n. 33/2017), riportando nella pubblicazione la segnatura esatta del documento e fermo restando l’obbligo di consegnare una copia analogica o digitale dell’elaborato o ad indicare l’avvenuta pubblicazione online per le opere esclusivamente digitali e liberamente accessibili. Pertanto la pubblicazione di immagini in libri con tiratura inferiore alle 2.000 copie e prezzo inferiore a € 77,00 e in periodici scientifici, l’esposizione in mostre ad accesso libero, le pubblicazioni on line purché senza inserzioni pubblicitarie e ad accesso gratuito non necessitano di un’autorizzazione espressa da parte dell’Archivio (v. Allegato 3).
La divulgazione delle immagini di beni culturali deve essere inoltre attuata in modo che queste non possano essere ulteriormente riprodotte a scopo di lucro.
La richiesta è subordinata al pagamento delle spese per la riproduzione sostenute dall’Istituto (v. Allegato 1).
Occorre dare comunicazione di queste forme di pubblicazione alla Direzione dell’Archivio di Stato. La pubblicazione deve riportare la segnatura archivistica esatta del documento riprodotto. L’editore deve consegnare all’Archivio di Stato una copia della pubblicazione in formato cartaceo e/o in formato digitale, nonché indicarne la posizione liberamente accessibile online.
- Pubblicazione di immagini per altre finalità
Per le pubblicazioni rispondenti a finalità diverse da quelle sopra elencate e comunque per le monografie con tiratura superiore alle 2.000 copie e prezzo superiore a € 77,00, nonché per periodici non scientifici, la pubblicazione di immagini di un documento archivistico o di parte di esso è soggetta ad autorizzazione preventiva. La richiesta di autorizzazione deve essere presentata alla Direzione dell’Archivio corredata da marca da bollo da euro 16,00 (v. Allegato 4). La pubblicazione dovrà riportare la segnatura archivistica esatta del documento riprodotto, la dicitura “su concessione del Ministero della Cultura”, con l’espressa avvertenza del divieto assoluto di ulteriore riproduzione con qualsiasi mezzo, gli estremi dell’autorizzazione (numero di protocollo).
È richiesta la consegna di una copia della pubblicazione per la quale è stata concessa l’autorizzazione.
L’ammontare dei diritti per la pubblicazione di una foto in ciascuna edizione è
• il triplo del costo della riproduzione fornita dall’Archivio di Stato per acquistare la copia digitale;
• euro 51,65 per foto a colori e di euro 10,30 per foto in bianco e nero effettuate con mezzi propri.
La ricevuta di pagamento dovrà essere allegata alla domanda di autorizzazione a pubblicare.
- Materiale escluso dalla fotoriproduzione
Sono esclusi dalla fotocopiatura i documenti in cattivo stato di conservazione; i registri e i documenti di grande formato e la documentazione che per motivi particolari o obblighi di legge, è esclusa dalla fotoriproduzione.
Gli inventari non editi e le tesi di laurea non possono essere riprodotti.
Casi particolari non contemplati nel presente regolamento saranno sottoposti al funzionario di turno in sala di studio e/o alla Direzione.
- Riferimenti normativi
Per quanto non precisato nel presente regolamento si rinvia alla normativa vigente in materia di Archivi di Stato, in particolare: R.d. 2 ottobre 1911, n. 1163; D.P.R. 30 settembre 1963, n. 1409; D.M. 8 aprile 1994; D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42; D.lgs. 30 giugno 2003, n. 196; Lettera circolare n. 21 del 17 giugno 2005 – prot. 2.16929 della Direzione generale per gli archivi – Servizio II; Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio; Lettere circolari della Direzione Generale Archivi – Servizio II n. 33 del 7 settembre 2017 e n. 39 del 29 settembre 2017.
